Lundi 25 janvier 2010 1 25 /01 /Jan /2010 15:15

Colab : comment développer une dynamique de partage d’information ?


co-lab.jpgCompte rendu de la réunion animée par Jérôme Bondu, fondateur de la société de conseil en veille Inter-Ligere, dans le cadre du Co-Lab 22 janvier 2010. Cette réunion a permis à une dizaine de professionnels d’échanger expériences et réflexions sur le sujet.

Vouloir améliorer le partage d’information en entreprise, induit forcément une conduite du changement. Le partage d’informations bute sur un certain nombre de problèmes. A titre d’exemple, lorsqu’il y a une mise en place d’espace collaboratif, le comportement classique est de s’inscrire pour tester. Seulement ensuite, si les premières contributions sont intéressantes, de participer.
Quelques blocages ont été identifiés, ainsi que moyens de les dépasser.


Premier blocage : la rétention d’information
Toute personne, tout salarié, collabore à une dynamique s’il y trouve intérêt. Partant de ce principe fondamental, le premier levier pour mettre en place une dynamique de partage, est donc de rechercher « les intérêts », les « motivations » des personnes concernées. Cela revient à détecter l’échelle de valeur de ces personnes.
Un des participants rappelle que dans le monde du renseignement, les américains utilisent l’acronyme MICE, pour désigner les quatre leviers de motivations : Money, Ideology, Comprimise (ou Coercision ! oups … ), Ego. Dans le monde de l’entreprise, on peut déjà plus simplement utiliser la « reconnaissance » !

Second blocage: la perception de l’information
On ne partage des informations que si l’on a conscience que cela peut être utile à autrui. Même si on a la volonté de partager, il faut savoir de quoi les autres ont besoin.
Le second levier vise donc à faciliter pour chacun l’expression de ses besoins.

Troisième blocage: la peur du changement
Toute introduction de nouveau système peut faire peur.
Un témoignage a été rapporté, issu d’une structure où un réseau social interne est en train d’être installé. Une partie du personnel freine son développement. Parmi les raisons évoquées ouvertement, il y a deux arguments « Je n’ai pas le temps » et « Ce n’est pas comme cela que l’on faisait avant ».
Mais dans les raisons non exprimé, nous trouvons la peur de « ne pas y arriver », ainsi que le sentiment de dépossession de son savoir faire liés aux anciennes méthodes qui vont disparaitre.
Quant à la hiérarchie, elle peut craindre une modification substantielle de l’organigramme informel. En effet, ces nouveaux outils risquent d’être témoin d’une surreprésentation des collaborateurs qui ont une appétence pour l’informatique (généralement les plus jeunes). Les anciens (haut dans la hiérarchie) classiquement plus rétifs, et donc moins présents, peuvent légitimement craindre une perte de visibilité.
D’où des questions sur la structuration de ces outils : s’ils sont trop bridés, ils ne sont pas utilisés. S’ils sont trop ouverts, ils peuvent provoquer un rejet.
Le levier de réussite ici, réside dans l’accompagnement à la prise en main de ces outils, et dans le juste paramétrage (entre ouverture et bridage).

Quatrième blocage: savoir quels outils utiliser ?
Quand bien même une entreprise serait décidée à mettre en place des outils pour favoriser le partage d’information, elle peut avoir du mal à choisir la solution idoine.
Différents cas d’entreprise ont été cités.
Dans une entreprise du secteur pharmaceutique, des remontées se font très simplement par mail. Mais une véritable dynamique a été mise en place, avec des gratifications pour les participants.
Un autre participant évoque la société « Buzz and breakfast » qui a développé une plateforme propre à une communauté de pratique  dans une entreprise du secteur de l’énergie.
L’entreprise Jamespot a aussi été citée comme étant des spécialistes de la mise en place de réseaux sociaux d’entreprise.

Enfin, en forme de conclusion, nous nous sommes interrogés sur l’impact de l’arrivée de la génération Y, qui voit les outils web 2.0 non pas comme des outils facultatifs, mais comme des outils essentiels.

Le compte rendu complet est en ligne (et en cours de co-construction, dans un esprit collaboratif) sur http://etherpad.com/B60PKr0e1z

Image : Emilie Ogez présentant le programme de la journée.
Par Jerome Bondu - Publié dans : Gestion des connaissances - Communauté : Veille stratégique
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